Puedes seguir facturando con Excel o Word si solo los usas para escribir, emitir y guardar tus facturas. Si además el archivo lleva tus libros de IVA o IRPF, la contabilidad o calcula impuestos, la AEAT lo considera un programa de facturación y te afecta Verifactu.
Este es el criterio oficial, tal y como lo recoge la Agencia Tributaria:
Según la AEAT, usar Excel o Word solo para introducir datos, expedir y conservar facturas queda fuera del reglamento; también admite simples listados y sumatorios. Si además procesa esos datos para generar libros de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados usados para cumplir obligaciones tributarias, se considera un sistema de facturación. Comprueba todas las funciones de tu archivo.
Tres ejemplos para saber en qué caso estás
Caso 1. Fuera de Verifactu. Tienes una plantilla de Word o Excel. Cambias el cliente, el concepto y el importe, la guardas en PDF y la envías. Como mucho, una fórmula suma la base y el IVA. Llevas tus libros por otro lado o te los lleva la gestoría.
Caso 2. Fuera de Verifactu. Además de las facturas, tienes una hoja con la lista de las que has emitido y un total del trimestre para tenerlo a mano. Es un simple listado con sumatorios.
Caso 3. Dentro de Verifactu. Tu Excel toma los datos de cada factura y con ellos genera el libro de facturas emitidas, calcula lo que tienes que pagar en el modelo 303 o el 130, o lleva tu contabilidad. Ese archivo ya procesa datos para cumplir obligaciones fiscales: cuenta como sistema de facturación.
Si no tienes claro en qué caso estás, el test de Verifactu te hace la pregunta y te da una respuesta.
Si estás dentro: qué opciones tienes
Una hoja de cálculo normal no puede cumplir Verifactu: no genera el código QR, la huella encadenada ni los registros que exige el reglamento. Tienes dos caminos:
- Pasarte a un programa adaptado. Es lo más sencillo. Muchos tienen planes muy baratos y alguno gratuito con límites. Compara el coste anual en la calculadora o mira las opciones gratis.
- Separar las tareas. Usa Excel o Word solo para escribir las facturas y deja los libros y los impuestos a tu gestoría o a otro programa. Así vuelves al caso 1.
La fecha límite para autónomos es el 1 de julio de 2027; para sociedades, el 1 de enero de 2027.
Si estás fuera: lo que conviene vigilar
- No añadas fórmulas que lleven tus libros o impuestos al mismo archivo. Con eso pasarías a estar dentro.
- Revisa las plantillas que compres o descargues. Algunas incluyen hojas de libros o de cálculo de impuestos.
- Vuelve a comprobarlo si cambias de forma de trabajar, por ejemplo si empiezas a usar una app para facturar desde el móvil.
¿Merece la pena cambiar aunque estés fuera?
Aunque el uso básico de Excel o Word quede fuera, un programa tiene ventajas: te quita la duda de si cumples, numera las facturas sin errores y te deja los datos listos para los impuestos. Si te lo planteas, compara primero el coste anual: la diferencia entre opciones es grande.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel para mis facturas?
¿Y una plantilla de Word?
¿Si sumo el total de la factura con una fórmula ya estoy dentro?
¿Puedo adaptar mi Excel para que cumpla Verifactu?
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